Ihre KI-Regeln zum Anpassen
Ihre Mitarbeitenden brauchen eine klare Antwort: Welches Tool passt zur Aufgabe, welche Daten bleiben geschützt und wer entscheidet bei Unsicherheit? Mit der Vorlage legen Sie den Weg für Ihr Team fest.
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Sie erhalten neun Textbausteine, Felder zum Ausfüllen, vier Datenbeispiele und einen Ablauf für neue Tools. Die Datei enthält Ihr Arbeitsmuster ohne Anmeldung. Version 1.0, Stand 7. Oktober 2026.
Was der EU AI Act verlangt
Der EU AI Act verlangt von gewöhnlichen Anwenderunternehmen nicht pauschal ein Dokument mit dem Namen „KI-Richtlinie“. Welche Pflichten greifen, hängt von Ihrer Rolle und dem Einsatz ab. Artikel 4 verlangt Maßnahmen, die KI-Kompetenz fördern. Vorkenntnisse und Arbeitskontext zählen. Eine Richtlinie allein erfüllt den Auftrag nicht. Quelle: AI Act, Artikel 4.
Üben Sie deshalb mit Ihren Mitarbeitenden an echten Aufgaben. Erklären Sie Fehlerquellen und dokumentieren Sie, welche Inhalte Sie mit welchem Personenkreis bearbeiten. Die EU-Kommission erläutert die Regeln zur KI-Kompetenz. Ihr Mustertext bescheinigt keine Rechtskonformität.
Auch Datenschutz bleibt relevant. Klären Sie Zweck, Rechtsgrundlage, nötige Daten und Rechte der betroffenen Personen. Die Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz unterstützt Sie mit Prüffragen. Beziehen Sie Ihre Fachleute ein, bevor Sie den konkreten Einsatz erlauben.
KI-Richtlinie als Vorlage
Legen Sie fest, welche Aufgaben Ihr Team mit KI erledigt, welche Daten geschützt bleiben und wer über neue Anwendungen entscheidet. Ersetzen Sie alle Felder in eckigen Klammern. Stimmen Sie den Text mit IT, Datenschutz, Recht und gegebenenfalls der Interessenvertretung ab. Erst danach setzt die Geschäftsführung ihn in Kraft.
| Feld | Ihre Angaben |
|---|---|
| Unternehmen und Bereich | [Name und Geltungsbereich] |
| Verantwortlich und Vertretung | [Name, Rolle und Kontakt] |
| Beschlossen durch | [Geschäftsführung, Name und Datum] |
| Gültig ab und Version | [Datum und Versionsnummer] |
| Nächster Prüftermin | [Datum] |
| Toolliste und Meldeweg | [Interner Link und Kontakt] |
1 Für wen die Regeln gelten
Die Regeln gelten für [Bereiche und Personengruppen]. Sie erfassen Chatbots, Office-Assistenten, Bildgeneratoren, KI-Funktionen in Fachsoftware und Agenten. Externe Dienstleister beachten die Vorgaben, die [zuständige Rolle] mit ihnen vereinbart. Für private Aufgaben außerhalb der Arbeit gilt [Abgrenzung].
2 Welche Werkzeuge Sie verwenden
Arbeiten Sie nur mit Anwendungen aus der internen Toolliste [Link]. Jeder Eintrag nennt Produkt, Kontoart, Zweck, erlaubte Daten und Grenzen. Ein privates Konto ersetzt kein Firmenkonto. Ein anderer Tarif, neue Schnittstellen oder zusätzliche Funktionen brauchen eine erneute Prüfung. Melden Sie auch Werkzeuge, die im Team schon im Einsatz sind.
3 Welche Daten Sie eingeben
Prüfen Sie vor jeder Eingabe, ob Tool, Zweck und Daten zusammenpassen. Geben Sie nur Informationen ein, die Sie für die Aufgabe brauchen. Übertragen Sie interne Unterlagen nur, wenn die Toolliste genau diesen Zweck und diese Daten erlaubt. Personenbezogene oder besonders vertrauliche Inhalte bleiben gesperrt, bis [zuständige Rolle] den Einzelfall dokumentiert freigibt. Passwörter, Zugangsschlüssel und andere Geheimnisse gehören nicht in Eingaben oder Anhänge. Entfernte Namen allein machen Daten nicht anonym.
4 Wie Sie Ergebnisse prüfen
Prüfen Sie Fakten, Zahlen, Quellen und Rechte, bevor Sie ein Ergebnis weitergeben. Vergleichen Sie Quellen mit dem Original. Für Aussagen zu Recht, Personal, Gesundheit, Finanzen oder Sicherheit prüft [zuständige Fachrolle] den Inhalt. Fehlt eine verlässliche Grundlage, stoppen Sie die Aufgabe und fragen [Kontakt]. Sie verantworten, was Sie übernehmen oder versenden.
5 Wo Sie zuerst eine Entscheidung brauchen
Starten Sie keine automatisierte Auswahl oder Bewertung von Menschen ohne gesonderte fachliche und rechtliche Prüfung. Das gilt etwa für Bewerbungen und Personalentscheidungen. Lassen Sie Agenten nur innerhalb der schriftlich erlaubten Aufgaben und Zugriffsrechte handeln. Für externe Nachrichten, Bestellungen oder Änderungen an Daten gilt [menschlicher Freigabeschritt]. Gesetzlich verbotene Praktiken bleiben verboten; eine interne Zusage hebt das Verbot nicht auf.
6 Wie Sie KI kenntlich machen
Für Kundenkontakte, Veröffentlichungen und andere externe Inhalte legt [zuständige Rolle] vor dem Start fest, wann und wie Sie auf KI hinweisen. Beachten Sie dabei die Regeln für den konkreten Anwendungsfall. Halten Sie intern fest, wo KI einen wesentlichen Beitrag leistet, wer das Ergebnis prüft und wer es freigibt. Bewahren Sie dabei nur erforderliche Angaben auf.
7 Wie Sie Probleme melden
Stoppen Sie die betroffene Aufgabe bei falschen Ergebnissen, unerwarteten Zugriffen oder wenn Daten an die falsche Stelle gelangen. Melden Sie den Vorfall unverzüglich an [Kontakt und Ersatzkontakt]. Nennen Sie Zeitpunkt, Tool und Art der betroffenen Daten, ohne vertrauliche Inhalte erneut zu verteilen. Folgen Sie dem internen Notfallweg [Link]. IT, Datenschutz und die zuständige Leitung entscheiden über weitere Schritte und etwaige gesetzliche Meldungen.
8 Wie Ihr Team die Regeln lernt
[Verantwortliche Rolle] erklärt die Regeln anhand typischer Aufgaben aus Ihrem Bereich. Üben Sie, Fehler zu erkennen, Quellen zu prüfen und geschützte Daten auszusparen. Dokumentieren Sie Datum, Inhalte und Personenkreis der Schulungen. Neue Mitarbeitende erhalten die Einweisung, bevor sie die freigegebenen Anwendungen einsetzen.
9 Wann Sie die Regeln anpassen
[Verantwortliche Rolle] prüft die Richtlinie spätestens am [Datum]. Neue Produkte, andere Daten, Vorfälle oder rechtliche Änderungen lösen eine frühere Prüfung aus. Halten Sie Änderungen und Beschlüsse fest. Informieren Sie alle betroffenen Mitarbeitenden und tauschen Sie alte Fassungen am zentralen Ablageort aus.
Hinweis zu Abschnitt 6: Artikel 50 des EU AI Act unterscheidet konkrete Anwendungen und Rollen. Prüfen Sie, welche Informations- oder Kennzeichnungspflicht mit welchen Ausnahmen und Fristen greift. Eine pauschale Regel für jeden KI-Text wäre ungenau. Quelle: AI Act, Artikel 50.
Öffentliche, interne und sensible Daten unterscheiden
Die Beispiele sind fiktiv. Weder ChatGPT noch Microsoft Copilot sind durch ihren Produktnamen für Ihre Daten freigegeben. Prüfen Sie die konkrete Variante, die Einstellungen und Ihre Verträge.
| Daten | Beispiel | Was Sie tun |
|---|---|---|
| Öffentlich | Eine veröffentlichte Produktbeschreibung in einem freigegebenen ChatGPT-Firmenkonto kürzen | Prüfen Sie Nutzungsrechte, Angaben und die erlaubte Kontoart. Öffentlich bedeutet nicht automatisch frei von Personenbezug oder Rechten Dritter. |
| Intern | Ein internes Handbuch mit Microsoft Copilot zusammenfassen | Prüfen Sie die konkrete Variante, Zugriffsrechte und erlaubten Daten. Der Produktname allein belegt keine interne Freigabe. |
| Sensibel oder vertraulich | Bewerbungen, Gesundheitsangaben oder vertrauliche Verträge auswerten | Starten Sie erst nach einer gesonderten Prüfung. Klären Sie Zweck, Rechtsgrundlage, Schutzmaßnahmen und nötige Verträge mit den Fachleuten. |
| Zugangsdaten | Passwörter oder API-Schlüssel in einen Chat kopieren | Unterlassen Sie die Eingabe. Verwenden Sie dafür die vorgesehenen Systeme zum Verwalten von Geheimnissen. |
Neue Tools melden, prüfen und freigeben
| Schritt | Wer handelt | Was vorliegen muss |
|---|---|---|
| Melden | Fachbereich | Nennen Sie Produkt, Tarif, Kontoart, Zweck, Datenarten, Zugriffe und internen Ansprechpartner. Ergebnis: vollständiger Antrag unter [Link]. |
| Prüfen | IT und zuständige Fachleute | Prüfen Sie Sicherheit, Datenschutz, Rechte, Verträge und Pflichten. Binden Sie Recht und Interessenvertretung ein, soweit erforderlich. Ergebnis: Prüfbefund mit offenen Punkten. |
| Entscheiden | [Benannte Person mit Mandat] | Erlauben Sie den konkreten Zweck mit Grenzen, fordern Sie Nacharbeit oder lehnen Sie ihn ab. Ergebnis: Beschluss mit Bedingungen und Prüftermin. |
| Dokumentieren | [Person für Toolliste] | Aktualisieren Sie Inventar und Toolliste. Verlinken Sie den Beschluss und informieren Sie das Team. Ergebnis: nachvollziehbarer Eintrag, bevor der Einsatz beginnt. |
Die zuständige Person bestätigt den Eingang innerhalb von [Anzahl] Arbeitstagen und nennt den nächsten Schritt. Schweigen gilt nicht als Zustimmung. Solange die Entscheidung fehlt, bleibt der neue Einsatz gesperrt.
Was Grün, Gelb und Rot bedeuten
Eine interne Ampel beschreibt nur Ihren Arbeitsstatus: Grün heißt im dokumentierten Umfang erlaubt, Gelb heißt vorerst stoppen und offene Punkte klären, Rot heißt intern untersagt. Die Farben bilden keine Risikokategorien des EU AI Act ab. Grün ersetzt weder die rechtliche Prüfung noch eine nötige Konformitätsbewertung.
So passen Sie die Vorlage in vier Wochen an
- Woche 1: Erfassen Sie Tools, Zwecke und Daten in Ihrem KI-Inventar mit Excel-Vorlage.
- Woche 2: Ersetzen Sie die Platzhalter. Benennen Sie Personen, Meldewege und Grenzen.
- Woche 3: Testen Sie drei typische Aufgaben mit Ihrem Team. Überarbeiten Sie Regeln, die zwei Personen unterschiedlich verstehen.
- Woche 4: Klären Sie offene Punkte mit den zuständigen Fachleuten. Lassen Sie die Geschäftsführung entscheiden und erklären Sie die gültige Fassung.
Die vier Wochen sind ein Beispiel. Umfang und Prüffragen bestimmen Ihren tatsächlichen Zeitbedarf. Halten Sie einzelne Entscheidungen im KI-Entscheidungsprotokoll fest.
Wenn Sie offene Fragen gemeinsam klären wollen
Im Readiness-Audit erhalten Sie ein erstes Lagebild und priorisieren die nächsten Entscheidungen. Im Neunzig-Tage-Programm setzen Sie die vereinbarten Schritte mit Ihren Teams um.
Word-Vorlage herunterladen und im Team anpassen
Die Vorlage ist ein organisatorisches Muster. Sie ersetzt keine Prüfung Ihres Einzelfalls und deckt besondere Pflichten, etwa für Hochrisiko-KI oder einzelne Branchen, nicht vollständig ab. Prüfen Sie vor dem Beschluss die aktuelle Rechtslage und Ihre Verträge.
Autor: Ekkehard Schmider, AI Governance Pro. Inhalt und Quellen geprüft am 7. Oktober 2026. Die Vorlage beschreibt einen möglichen internen Ablauf; sie ersetzt keine individuelle Rechtsberatung.