KI-Entscheidungsprotokoll | Ekkehard Schmider

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Dieses Protokoll schafft Governance-Klarheit und psychologische Sicherheit vor jeder KI-Einführung. Es beantwortet verbindlich: Wer entscheidet? Woran messen wir? Was beenden wir?

Projektname / KI-Initiative z.B. Unternehmensweite KI-Plattform Pilotphase

Beschreibung in einem Satz Was soll die KI konkret tun?

Startdatum

Geplantes Go-Live

Betroffene Abteilungen z.B. Marketing, Sales, IT

Anzahl betroffene User

Gewählte Plattform(en) z.B. Langdock, MeinGPT, Neuland …

Einsatzzwecke (alle zutreffenden ankreuzen)

KI-Chat / Assistent Dokumenten-RAG-Suche Automatisierte Workflows Datenanalyse Content-Erstellung Code-Assistenz Kundenkommunikation Interne Wissenssuche Sonstiges

Gesamtverantwortung (Sponsor) Name, Rolle

KI-Projektleitung Name, Rolle

IT-Verantwortliche/r Name, Abteilung

Datenschutzbeauftragte/r (DSB) Name / extern

Change Manager / Enablement Name, Rolle

Eskalationspfad bei Problemen Wen kontaktieren?

Entscheidungsmatrix (RACI)

Entscheidung	Verantwortlich (R)	Konsultiert (C)	Informiert (I)
Plattform-Auswahl & Freigabe
Datenschutz-Freigabe (DSGVO)
Modell- / Feature-Updates
Nutzer-Onboarding & Schulung
Kill-Switch-Aktivierung

Welche Daten werden verarbeitet? z.B. interne Dokumente, Kundendaten, E-Mails …

Wo werden Daten gespeichert / gehostet? z.B. EU/Frankfurt, On-Premise, Hybrid

Datenklassifizierung

Bestehende Datenschutz-Freigabe?

Compliance-Checkliste

DSGVO-Konformität geprüft EU AI Act Klassifizierung bekannt AV-Vertrag mit Anbieter vorhanden Keine US-Datenpersistenz (Cloud Act) Betriebsrat / Works Council informiert IT-Security-Review abgeschlossen

Risikokategorie	Bewertung (1–5)	Maßnahme / Mitigierung	Verantwortlich
Datenschutz / DSGVO
Datenqualität
Modell-Halluzinationen
Mitarbeiter-Akzeptanz
Compliance / Recht
IT-Sicherheit

KPI	Baseline (heute)	Zielwert (90 Tage)	Messmethode
Primär-KPI (verbindlich)
KPI 2
KPI 3

Review-Termin (30 Tage)

Review-Termin (90 Tage)

Schulungsformat z.B. Workshop, E-Learning, Blended

Schulungsverantwortliche/r

Geplante Schulungstermine

Change-Maßnahmen (ankreuzen)

Kick-off-Kommunikation erfolgt FAQ-Dokument erstellt Pilotgruppe definiert (Early Adopters) Feedback-Kanal eingerichtet Führungskräfte als Multiplikatoren Lessons-Learned-Format geplant

Bekannte Widerstände / Bedenken im Team

Maßnahmen zur Adressierung dieser Bedenken

Ein funktionierender Kill-Switch ist kein Zeichen von Misstrauen — er ist das Fundament psychologischer Sicherheit und beschleunigt die Adoption.

Abbruch-Kriterium	Schwellenwert / Trigger	Sofortmaßnahme	Entscheidungsträger
Datenschutzverletzung
KPI-Ziel deutlich verfehlt
Massenhafte User-Ablehnung
Kritischer Modell-Fehler / Bias

Rolle	Name	Unterschrift	Datum
Geschäftsführung / Sponsor
IT-Leitung
Datenschutzbeauftragte/r
KI-Berater (Ekkehard Schmider)